Datenschutzhinweise
Stand und Geltungsbereich
Stand: 15. September 2026. Diese Hinweise betreffen unsere Website unter koerpergarten-heidelberg.de sowie koerpergarten-praxis-hd.chris814070.chatgpt.site und die dort angebotenen Kontaktwege. Sie erläutern auch den anschließenden Übergang von Anfragen in unsere Patientenverwaltung. Die vollständige Verarbeitung im Rahmen einer Behandlung ist davon zu unterscheiden.
1. Verantwortlicher und Ansprechpartner
Körpergarten GmbH, Dossenheimer Landstraße 48–50, 69121 Heidelberg, Deutschland.
Geschäftsführung und Ansprechpartner für Datenschutz: Christoph Baltzley. Telefon: +49 6221 400957; E-Mail: info@koerpergarten-heidelberg.de.
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Für Fragen zur Verarbeitung durch unsere Praxis wenden Sie sich bitte an uns; Datenschutzkontakte unserer Softwareanbieter ersetzen diesen Ansprechpartner nicht.
2. Bereitstellung der Website und technische Daten
Die Website wird über OpenAI Sites auf Cloudflare-Infrastruktur bereitgestellt. Beim Aufruf werden insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und vom Browser übermittelte technische Verbindungsdaten verarbeitet, damit Inhalte an Ihr Gerät ausgeliefert werden können. Zur Fehleranalyse und Absicherung können außerdem Statuscodes und Fehler- oder Sicherheitsereignisse protokolliert werden.
Zwecke sind die Bereitstellung, Verfügbarkeit und Sicherheit des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem funktionsfähigen und sicheren Internetauftritt.
Empfänger sind die für Hosting, Auslieferung und Betrieb eingesetzten technischen Dienstleister. Die Speicherung technischer Protokolle richtet sich nach dem jeweiligen Betriebs- und Sicherheitszweck; eine Speicherung sämtlicher Daten ausschließlich auf dem Praxis-PC findet nicht statt.
3. Spracheinstellung und Browserspeicher
Die Sprachauswahl wird über die Seitenadresse gesteuert: lang=en wählt Englisch, ohne Sprachparameter erscheint Deutsch. Die Anwendung setzt dafür keine Cookies und liest oder schreibt keine Spracheinstellung im lokalen Browserspeicher. Bei erneutem Aufruf derselben englischen Adresse bleibt Englisch erhalten.
Ein aus einer früheren Websiteversion vorhandener Spracheintrag wird nicht mehr verwendet und kann über die Website-Daten-Einstellungen Ihres Browsers entfernt werden. Der Sprachparameter kann als Teil der aufgerufenen Adresse in technischen Protokollen enthalten sein.
4. Bilder, Schriften und externe Links
Bilder und Logos werden mit der Website ausgeliefert. Die Anwendung verwendet Systemschriften und lädt keine Google Fonts. Die Teamansichten öffnen innerhalb der Website. Es sind keine Werbe- oder Analysewerkzeuge und kein externer CAPTCHA-Dienst in die Website-Anwendung eingebunden.
Die Praxisanschrift enthält lediglich einen Link zu Google Maps, keine eingebettete Karte. Erst beim Öffnen dieses Links wird der Google-Dienst aufgerufen; dort gelten dessen Datenschutzinformationen.
Telefon- und E-Mail-Links öffnen die entsprechende Anwendung auf Ihrem Gerät. Das Anklicken eines E-Mail-Links allein sendet noch keine Nachricht.
5. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Wir verarbeiten Ihre mitgeteilten Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage zur Bearbeitung und Beantwortung. Im Formular sind Name, E-Mail-Adresse und Anliegen erforderlich; Telefonnummer und Anhänge sind freiwillig. Auch die gewählte Seitensprache wird übermittelt. Ohne die Pflichtangaben ist kein Formularversand möglich. Alternativ erreichen Sie uns telefonisch oder per E-Mail.
Für Anfragen zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags auf Ihren Wunsch ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich. Andere allgemeine E-Mail- oder Telefonanfragen bearbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Verarbeitung auf der im Formular erteilten Einwilligung beruht, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
6. Anhänge und Gesundheitsdaten
Sie können freiwillig bis zu drei Dateien mit insgesamt höchstens 10 MiB als PDF, JPEG, PNG, WebP, DOC oder DOCX beifügen. Bitte beschränken Sie Angaben und Dateien auf das für Ihr Anliegen Erforderliche und vermeiden Sie entbehrliche Daten anderer Personen.
Das Formular verlangt eine ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer Angaben und Anhänge, einschließlich darin enthaltener Gesundheitsdaten. Soweit wir deren Verarbeitung auf diese Einwilligung stützen, sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO die vorgesehenen Grundlagen.
Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft über die oben genannten Kontaktdaten möglich. Er berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf. Die Rechtsgrundlagen notwendiger Behandlungsverarbeitung sind davon getrennt zu betrachten.
Bitte stimmen Sie die Übermittlung besonders vertraulicher medizinischer Unterlagen zuvor mit uns ab. Das Formular ist nicht für medizinische Notfälle geeignet.
7. E-Mail-Versand über Resend
Die Website-Infrastruktur verarbeitet die Formulardaten und übermittelt sie für den Versand an Resend, angeboten von Plus Five Five, Inc., USA. Übertragen werden Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Nachricht, Seitensprache und beigefügte Dateien samt Dateinamen. Ihre E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse verwendet. Die Zustellung erfolgt an info@koerpergarten-heidelberg.de.
Nach den öffentlichen Angaben des Anbieters werden Inhalte und Versandprotokolle in den USA gespeichert; eine europäische Versandregion bedeutet keine ausschließliche Speicherung in Europa. Resend beschreibt EU-Standardvertragsklauseln in seiner Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung als Grundlage einschlägiger Drittlandübermittlungen. Informationen zu diesen Garantien sind in der verlinkten Vereinbarung verfügbar und können auch bei uns angefragt werden.
Eine allgemeine Anbietervereinbarung ist nicht gleichbedeutend mit einer besonderen Freigabe für Gesundheitsdaten.
8. Praxispostfach bei IONOS
Das empfangende Praxispostfach liegt bei IONOS. IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, bietet die entsprechenden E-Mail-Dienste an.
Innerhalb der Praxis erfolgt der Zugriff durch Christoph Baltzley und das Praxisteam an einem fest installierten Praxis-PC. Es bestehen keine E-Mail-Weiterleitungen. Dies beschreibt unseren internen Zugriff und bedeutet nicht, dass technische Dienstleister keinerlei Zugriff auf die von ihnen verarbeiteten Daten haben.
Die Website-Anwendung legt keine zusätzliche Datenbank mit Kontaktanfragen an; die Speicherung im E-Mail-Dienst und bei den beteiligten Anbietern ist davon unabhängig.
9. Übernahme in MEDIFOX Therapie Cloud
Nach Bearbeitung werden die Informationen entsprechend unserem Praxisablauf in MEDIFOX Therapie übernommen. Wir nutzen diese Software als Cloud-Lösung für die Patientenverwaltung; die Daten werden daher nicht ausschließlich auf dem Praxis-PC gespeichert. Anbieter ist MEDIFOX DAN GmbH, Junkersstraße 1, 31137 Hildesheim.
Eine direkte automatische Schnittstelle von dieser Website zu MEDIFOX ist nicht eingerichtet. Die Körpergarten GmbH bleibt für ihre Datenverarbeitung verantwortlich. Der Anbieter stellt Informationen zur Auftragsverarbeitung bereit; seine eigene Datenschutzerklärung ersetzt nicht die Hinweise unserer Praxis.
Für erforderliche Behandlungsverarbeitung kommen neben Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. c DSGVO die Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit einschlägigem nationalen Recht in Betracht. Nicht jede allgemeine Anfrage ist bereits eine Behandlungsdokumentation.
10. Speicherdauer und Löschung
Nach Bearbeitung und Übernahme in MEDIFOX löschen wir die E-Mail direkt vom Mailserver. Die Löschung dort beendet nicht die Speicherung in MEDIFOX und löscht nicht automatisch Kopien beim Versanddienst, technische Protokolle, lokale Downloads oder Sicherungen.
Nach den veröffentlichten Resend-Angaben werden E-Mail- und Logdaten bei Free, Pro und Scale 30 Tage aufbewahrt; für Backups nennt der Anbieter sieben Tage. Abweichende Vertragsregelungen können andere Fristen vorsehen.
Für die weitere Verarbeitung gilt: Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Pflichten dies verlangen. Die Behandlungsakte ist nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine anderen Vorschriften abweichende Fristen bestimmen. Diese Frist gilt nicht pauschal für jede allgemeine Kontaktanfrage.
Bei Fragen zur Speicherung oder zur Löschung Ihrer konkreten Daten wenden Sie sich an Christoph Baltzley.
11. Spam- und Fehlerprüfung, Übertragungssicherheit
Ein zusätzliches, für gewöhnliche Nutzer nicht vorgesehenes Formularfeld dient der Erkennung automatisierter Anfragen. Ist es ausgefüllt, versendet die Anwendung keine Nachricht an die Praxis. Bei Versandfehlern erfasst die Anwendung einen technischen Fehlercode; Nachrichtentexte und vollständige Anbieterantworten werden dafür nicht gezielt in das Anwendungsprotokoll geschrieben. Diese Maßnahmen dienen dem sicheren Betrieb auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der Websiteaufruf erfolgt über HTTPS. Transportverschlüsselung ist nicht Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Hosting- und Versanddienste verarbeiten die Inhalte zur Zustellung. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Formularinhalts ist nicht eingerichtet.
12. Mitarbeiterfotos und Profile
Wir stellen unser Team mit Namen, Fotos und beruflichen Angaben vor. Die Inhalte sind öffentlich abrufbar und können von Suchmaschinen erfasst oder von Dritten gespeichert werden. Zweck ist die Vorstellung der Mitarbeitenden und ihrer Tätigkeiten.
Fragen zu einer Veröffentlichung oder einen Widerruf einer hierzu erteilten Einwilligung richten Sie bitte an Christoph Baltzley. Bei einwilligungsbasierten Veröffentlichungen gelten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und die Anforderungen an Beschäftigteneinwilligungen nach § 26 Abs. 2 BDSG. Ein Widerruf gilt für die Zukunft; fremde Kopien im Internet stehen nicht vollständig unter unserer Kontrolle.
13. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit die Voraussetzungen vorliegen, haben Sie außerdem ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, etwa per E-Mail an info@koerpergarten-heidelberg.de. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Für alle diese Anliegen erreichen Sie uns über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.
Widerspruch gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, sofern wir nicht zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Beschwerde und automatisierte Entscheidungen
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Baden-Württemberg ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.
Die Website-Anwendung trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung und erstellt hierfür keine Persönlichkeitsprofile. Technische Formularprüfungen entscheiden nicht über eine Behandlung oder einen Vertragsabschluss.
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